Автор материала: Наталия Зайцева, главный эксперт Дирекции организационного развития и контроля ООО «Интер РАО-Инжиниринг»
В нашей компании, которая управляет проектами строительства крупных энергетических объектов, описание бизнес-процессов сегодня особенно актуально для проектов и проектных команд.
Каждый проект – это новая команда, много заинтересованных сторон и взаимосвязей, своя специфика, высокая загрузка персонала. Руководство проекта ставит задачу описывать процессы быстро, просто и понятно. И естественно, они должны работать.
Довольно давно занимаясь описанием бизнес-процессов, я опробовала разные техники, инструменты и шаблоны. Поделюсь методом, который использую в последнее время и который «прижился» в нашей компании.
Итак, определяем процесс, который нужно описать. Далее
описываем каждый блок (подпроцесс). Для этого используем графическую функциональную блок-схему, шаблон которой есть в MS Visio:
В описании мы используем обозначения:
В результате схема процесса (этапа) выглядит так:
На схеме представлены участники процесса, действия, которые они выполняют и их продолжительность. На стрелках, соединяющих действия, указываем результаты.
Научиться читать такую схему несложно. У нас в компании большинство сотрудников это умеют, а для обучения новых сотрудников требуется совсем немного времени.
Схема, нарисованная в MS Visio, - это уже окончательный вариант. Вся суть в ее создании. И главное здесь – вовлечение непосредственных участников процесса.
Мы описываем процесс так:
1. Организуем рабочее совещание участников процесса и экспертов;
2. Готовим «клейкую стену» (очень рекомендую приобрести в «Правилах игры»), карточки формата A5, маркеры;
3. Определяем модератора, который ведет дискуссию, пишет и клеит карточки на стену;
4. Размечаем горизонтальные строки малярным скотчем;
5. Определяем участников процесса, записываем на карточках и клеим слева на стене в соответствующих строках;
6. Определяем (подтверждаем) вход/ выход процесса (желтые карточки);
7. Участников разбиваем на две группы, каждая группа обсуждает и пишет на карточках действия процесса от «входа» до «выхода». Раскладывает на столе;
8. По очереди берем от каждой группы по одной карточке, начиная от «входа» процесса; определяем, кто его выполняет, и наклеиваем на стену, соединяя последовательно малярным скотчем (это стрелки). В ходе этой работы договариваемся о формулировках и использовании различающихся карточек, приводим участников к общей схеме;
9. Проходимся по схеме (читаем), добавляем недостающие действия, задавая группам вопросы, определяем результаты действий (пишем на стрелках);
10. Фотографируем и отдаем на оцифровку.
В итоге получаем схему в MS Visio, как на предыдущем рисунке.
Все описание мы размещаем на одной странице – компактно и наглядно. Действия каждого участника описаны в отдельной строке, что позволяет быстро определить его роль и функции в процессе.
Если процесс сложный, действия требуют пояснения или непоследовательны – добавляем страницу с комментариями или пишем их на свободном месте в рамочке прямо на схеме.
Итоговую схему рассылаем всем участникам для согласования. Руководитель проекта (или другой ответственный) утверждает ее, она сохраняется в альбоме процессов проекта и становится руководством к действию.
