От доски к Trello

Эта статья была опубликована в октябрьском номере журнала "Бизнес со смыслом".

Автор статьи: Иззат Шукуров
Руководитель проекта Workly

photo_2016-10-27_19-36-49.jpg

Одной из ключевых задач нашей команды является эффективная организация работы над сложными проектами. В последнее время количество человек в команде постоянно увеличивалось, поэтому актуальным вопросом был выбор удобных инструментов для взаимодействия. Мы перепробовали с десяток вариантов и определили собственный набор. Для тех, кто только собирает свою команду или не совсем понимает, как разобраться с хаосом поступающих задач, наш опыт может быть полезен.

photo_2016-10-27_19-36-38.jpg

Для наглядности разделим работу с различными инструментами на пять этапов и рассмотрим примеры классического вайтборда, Asana, Wunderlist, Slack, Todoist и Trello.

 Маленький удобный Todoist 

Для распределения небольшого количества задач на раннем этапе и ведения 3-4 проектов одновременно среди решений, которыми мы пользовались, был Todoist. Его можно использовать как командный органайзер, несмотря на то, что это в первую очередь таск-менеджер. Благодаря встроенной игровой механике сервисом можно пользоваться как для повышения личной эффективности, так и для командной.

У сервиса весьма дружественный интерфейс — понятно, где распределяются задачи,

как расставляются приоритеты, можно посмотреть задачи на определенный день или неделю. «Фишка» сервиса — карма. За выполнение задач каждому участнику начисляются бонусы в карму, которую тоже можно настроить. Эта функция добавляет мотивацию и привносит эффект соревнования, если вы работаете с небольшой командой. Кроме того, приложение доступно для всех платформ.

Ещё одно весомое преимущество Todoist — его интеграция с сервисом автоматизации IF. Например, можно настроить автоматический сбор всех писем из почты в одном, доступном для всей команды, проекте. Или же сервис может высылать сводку всех выполненных задач на почту и многое другое, вплоть до автоматической синхронизации Todoist списка для чтения из Pocket.

Плюсом является круглосуточная русскоязычная поддержка, особенно это важно для начинающих пользователей. 

Почему сервис не очень удобен для большой компании? Бесплатная версия Todoist не совсем эффективна: напоминания о задачах, карта мест, большая персонализация, возможность прикреплять файлы и писать комментарии, и другие фишки доступны только в платной версии. Конечно, можно заплатить, но есть сервисы с более эффективной отдачей, за которые не нужно платить. В итоге, попробовав Todoist, мы перешли к следующему инструменту. А этим сервисом продолжают пользоваться некоторые члены нашей команды, потому что для персонального пользования он действительно удобен. 

Todoist для частных лиц стоит $28.99 в год. Для бизнеса эта же цена умножается на количество пользователей в команде. 

Ограниченный Wunderlist 

Когда к нам присоединился один из новых участников проекта, он предложил попробовать работу с сервисом Wunderlist. «Why not?» - подумали мы и решили протестировать. 

Первое, что стоит отметить - это не особенно дружелюбный интерфейс. Далеко не все поняли, как с ним работать, что нужно делать с этим большим фоном, на котором нет почти ничего. По сути, перед нами был один большой список, который мало чем отличается от листа в Google Docs или Word. 

Кроме того, Wunderlist оказался совершенно неудобным в бесплатной версии — серьезное ограничение по задачам, количеству прикрепленных файлов, с ним нельзя работать в больших командах из-за ограничения количества участников в команде. И кроме того, он стоил на $2,5 дороже, чем тот же Todoist, если говорить о месячном пользовании. Мы решили, что этот сервис определенно нам не подходит.  Если Todoist можно смело рекомендовать маленьким командам и в персональном пользовании, то догадок о том, кому подходит Wunderlist, у нас нет. Однако если сервис существует, значит и у него есть лояльные пользователи. 

Pro подписка Wunderlist стоит $4.99 в месяц. Business — $49.99 за одного пользователя в год. 

Требующий настройки Slack 

Мессенджер для командной работы Slack как-то был назван лучшим мессенджером современности, крайне удобным для работы. Тестировать этот продукт мы поручили нашему PR-отделу, решив, что для связи между PR и техническими специалистами он будет лучшим вариантом, вдохновившись примером Look At Me и Meduza. На самом деле нет. Расскажу почему. 

Slack — действительно удобный инструмент для работы, но чтобы он стал максимально удобным, нужно потратить время и настроить его под свою команду. Что было неудобно с самого начала — Slack больше мессенджер, чем доска, и работа в нем настроена по принципу чатов в Telegram. Можно настроить напоминания и разобраться, куда и как попадают ваши файлы, но при большом объеме нам это показалось не очень удобным. 

Кроме того, сервис представляет собой исключительно англоязычную версию. Это забавно, но не все наши программисты отлично владеют английским языком и, несмотря на дружелюбный интерфейс, временами возникала путаница с чатами, в результате которой провисали дедлайны. 

Нам была важна скорость, то есть установил приложение, «потыкал», чтобы все работало. В Sluck же нужно настраивать абсолютно все — изучать комбинации файлов, разбираться с настройками, понимать, что означают те или иные оповещения. В нашей команде есть несколько специальных чатов в Telegram, пара чатов в Skype и, может быть дело в привычке, но данный сервис нам не понравился. 

Подписка Standart стоит $6.67 за пользователя в год, а Plus — $12.50 за сотрудника. 

Минималистичная Asana 

Практически сразу поняли, что для команды больше трех человек Asana критически неудобна. Этот инструмент подходит для работы, где есть два взаимосвязанных исполнителя и удаленный заказчик. Работа строится по лейблам или тегам («сделать», «уточнить», «проверить») и разработчики делят задачи между собой. Программа больше напоминает навороченный «Тудулист», нежели многозадачный инструмент. 

Здесь удобно отслеживать задачи, если вы фрилансер и работаете с критически маленькой командой. У сервиса нет постановки приоритетов, всегда видишь перед собой только один лист. Asana может быть удобна, если людям не нужны сториборды, архивы, истории задач и т.д. 

Есть проекты, жизненный цикл которых — не больше месяца, заказчик уделяет ему не больше 20 минут в день, а разработчик ведет свой личный борд, по которому потом формирует задачи. Для этого тоже можно использовать Asana. Инструмент позиционируется как максимально простой, в котором вся работа видна на одном экране. Есть три раздела, и не нужно фильтровать карточки, чтобы понять, что происходит. 

Но все это абсолютно неудобно, если вы работаете по Scrum, и в вашей команде около 11 человек. 

Premium подписка стоит $8.33 за пользователя в месяц, но уменьшается для маленьких команд. 

Многофункциональный Trello 

Screenshot_1 (2).png

Почему мы в итоге остановились на Trello? Спустя некоторое время перешли именно к этому инструменту, так как он оказался наиболее удобным для нашей команды. 

Удобство объясняется тем, что мы можем спланировать процессы: над чем будем работать в следующие две недели, выставлять это в приоритетах, закреплять карточку за кем-либо конкретным, иметь возможность устанавливать крайний срок, давать описание задачи, писать комментарии, крепить файлы и делать тудулист в самой карточке. И именно этот инструмент давал нам все эти возможности: мы могли ставить неограниченное количество чек-листов в самой задаче, могли проводить голосование за карточки. По сути Trello — это канбан-доска. Она отлично подойдёт для команд, работающих по методологии Scrum. 

Кроме того, одним из главных удобств этой доски было то, что мы могли усовершенствовать инструмент так, как нам удобно, с помощью огромного количества плагинов, которые с легкостью интегрируются в Trello. Он также хорошо интегрирован с упомянутым выше сервисом IF. Можно автоматически переводить письма в почте в карточки, объединять и управлять задачами в Todoist через Trello или наоборот, автоматически создавать события в календаре Google при создании новых карточек и много чего ещё. 

Это гибкий инструмент, и с его помощью можно измерить выполнение задачи вплоть до секунды за счет того, что программа записывает все изменения в журнале, можно просмотреть жизненный цикл задачи и иметь данные для последующего анализа.

И не выходя за границы одного софта, мы полностью выполняли необходимую нам работу, так как здесь есть и багтрекер, и тудулист, и приватные списки своих задач, который может сделать каждый. К примеру, в той же Asana так делать нельзя.

 Screenshot_2 (2).png

И для того, чтобы нам было еще проще работать, мы комбинируем ее с StoriesOnBoard, что помогает оптимизировать работу над какими-то задачами. 

Благодаря этому наши доски в Trello не пестрят карточками с очень долгими процессами и мелкими задачами. Это немного пересекается с работой по принципу Kanban. Кроме того, StoriesOnBoard позволяет экспортировать все задачи и распечатывать их на доску, так как программа сама подготовит необходимые пропорции для печати. И интеграция с Trello устроена так, что пока мы работаем в Stories, наши карточки автоматически перемещаются и в Trello после выполнения каких-либо задач. 

Кроме того, несмотря на то, что Trello тоже делится на платную и бесплатную версии, стать бесплатным обладателем платной версии очень просто — достаточно пригласить туда членов своей команды и за каждого человека получить месяц бесплатного доступа к премиум-версии. 

И, казалось бы, причем тут доска 

Остановившись на Trello, который подходил нам просто идеально и обеспечивал всю команду необходимыми инструментами, все это время мы пользовались нашим старым и добрым помощником — классическим вайтбордом. Это хорошо знакомый всем инструмент, который не требует апгрейда, подключения к Сети, платы за дополнительные записи и т.д. 

По сути, все ваши задачи можно также по старинке выписывать на доску, и это работает как дополнительное напоминание текущих задач. Мы используем доску вместе с Trello, выписываем туда задачи во время наших стенд-ап митингов, записываем идеи и замечания. Но этот инструмент неудобен для работы с фрилансерами (по понятным причинам), к нему, конечно же, нельзя прикрепить файлы и иметь к ним круглосуточный доступ. Однако в комбинации с любым из описанных выше доска действительно незаменима. 

Подписка Business Class стоит $9.99 за пользователя в месяц, а Enterprise — $20.83 за человека. 

Возвращаясь к теме онлайн-инструментов, по сути, у каждого из них есть свои несомненные преимущества и то, о чем мы написали, — даже не одна десятая всех существующих сервисов. Мы разобрались лишь с теми, которые успели попробовать, пока в конечном итоге не нашли подходящий нам. 

Эта статья была опубликована в октябрьском номере журнала "Бизнес со смыслом".


Узнавайте первыми новости проекта "Бизнес со смыслом" :

* обязательные поля