Как быстро описать бизнес-процесс

0 3144
Как быстро описать бизнес-процесс

Автор материала: Наталия Зайцева, главный эксперт Дирекции организационного развития и контроля ООО «Интер РАО-Инжиниринг»


В нашей компании, которая управляет проектами строительства крупных энергетических объектов, описание бизнес-процессов сегодня особенно актуально для проектов и проектных команд.

Каждый проект – это новая команда, много заинтересованных сторон и взаимосвязей, своя специфика, высокая загрузка персонала. Руководство проекта ставит задачу описывать процессы быстро, просто и понятно. И естественно, они должны работать.

Довольно давно занимаясь описанием бизнес-процессов, я опробовала разные техники, инструменты и шаблоны.  Поделюсь методом, который использую в последнее время и который «прижился» в нашей компании.

Итак, определяем процесс, который нужно описать. Далее

собираемся с ответственным за процесс и основными участниками/ экспертами (до 3 человек);
определяем границы процесса, участников, входы/ выходы, этапы процесса – блоки, на которые разбиваем процесс и результаты этих этапов;
- договариваемся и в итоге рисуем  такую схему процесса:

 kak-bystro-opisat-biznes-protsess

 

описываем каждый блок (подпроцесс).  Для этого используем  графическую функциональную блок-схему, шаблон  которой есть в MS Visio:  

 kak-bystro-opisat-biznes-protsess

В описании мы используем обозначения:

kak-bystro-opisat-biznes-protsess

В результате схема процесса (этапа) выглядит так:

 kak-bystro-opisat-biznes-protsess

 

На схеме представлены участники процесса, действия, которые они выполняют и их продолжительность. На стрелках, соединяющих действия, указываем результаты.

Научиться читать такую схему несложно. У нас в компании большинство сотрудников это умеют, а для обучения новых сотрудников требуется совсем немного времени.

Схема, нарисованная в MS Visio, - это уже окончательный вариант. Вся суть в ее создании. И главное здесь – вовлечение непосредственных участников процесса.

Мы описываем процесс так:

1. Организуем рабочее совещание участников процесса и экспертов;

2. Готовим «клейкую стену» (очень рекомендую приобрести  в «Правилах игры»), карточки формата A5, маркеры;

3. Определяем модератора, который ведет дискуссию, пишет и клеит карточки на стену;

4. Размечаем горизонтальные строки малярным скотчем;

5. Определяем участников процесса, записываем на карточках и клеим слева на стене в соответствующих строках;

6.  Определяем (подтверждаем) вход/ выход процесса (желтые карточки);

7.  Участников разбиваем на две группы, каждая группа обсуждает и пишет на карточках действия процесса  от «входа» до «выхода». Раскладывает на столе;

8. По очереди берем от каждой группы по одной карточке, начиная от «входа» процесса; определяем, кто его выполняет, и наклеиваем  на стену, соединяя последовательно малярным скотчем  (это стрелки). В ходе этой работы договариваемся о формулировках и использовании различающихся карточек, приводим участников к общей схеме;

9. Проходимся по схеме (читаем), добавляем недостающие действия, задавая группам вопросы, определяем результаты действий (пишем на стрелках);

10. Фотографируем и отдаем на оцифровку.

 

В итоге получаем схему в MS Visio, как на предыдущем рисунке.  

Все описание мы размещаем на одной странице – компактно и наглядно. Действия каждого участника описаны в отдельной строке, что позволяет быстро определить его роль и функции в процессе.

Если процесс сложный, действия требуют пояснения или непоследовательны – добавляем страницу с комментариями или пишем их на свободном месте в рамочке прямо на схеме.

Итоговую схему рассылаем всем участникам для согласования. Руководитель проекта (или другой ответственный) утверждает ее, она сохраняется в альбоме процессов проекта и становится руководством к действию.

 

 

 

0 3144

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий