Как мы готовили конференцию "Майнд-менеджмент: результат с удовольствием 2015"

0 499
Как мы готовили конференцию "Майнд-менеджмент: результат с удовольствием 2015"

«Вы собрали конференцию на 200 человек всего за 2 месяца?»

«Вы проделали этот титанический труд в составе шести человек?»

- никто из присутствующих на конференции не верил, что мероприятие организовано нашей небольшой командой, нашей командой, которая раньше не проводила действа подобного размаха.

Действительно, буквально за два месяца мы в составе шести человек организовали Первую Международную Конференцию по методологии майнд-менеджмент «Майнд-менеджмент: результат с удовольствием 2015», в которой приняло участие более 170 человек в зале и более 600 человек online.

Как нам это удалось? 

В этой статье хотим рассказать о трудностях, с которыми столкнулись, о фишках, которые использовали при работе над проектом. Надеемся, что наш опыт пригодится и вам. Ведь нет ничего невозможного, когда есть ясная цель и небезразличная команда. 

Желание сделать что-то грандиозное уже зародилось? Возможность обязательно появится, главное, не упустить момент и верить в свои силы.

Многие говорят о кризисе, о том, что в данной экономической ситуации лучше не высовываться, сидеть, поджав хвост. А так ли оно на самом деле? Если рассматривать кризис как толчок к развитию, а не как период затишья, то можно не только хорошо заработать, но и вывести свой бизнес на новый уровень развития.

VIP билеты закончились уже на второй неделе продаж

Мы занимаемся методологией майнд-менеджмент уже более восьми лет. Давно мечтали о том, чтобы собрать вместе всех профессионалов и любителей в области визуализации и структурирования информации, профессионалов и любителей в области интеллект-карт.

И вот свершилось! Наши партнеры из Германии международная компания Mindjet выпустили программу MindManager на русском языке. Чем не повод воплотить нашу мечту? Ведь в России программой MindManager пользуется огромное количество человек. Очень много людей ждали выхода программы на русском языке.

Собрались духом. Подумали. Обдумали. Просчитали риски. Делаем!

Именно так и начались два месяца работы над проектом, который по масштабам оказался самым большим в нашей практике.

Шаг 1: Определить спектр задач

Какие ресурсы мы должны задействовать в организации конференции? 

Именно этим вопросом мы задались на подготовительном этапе. Поведя анализ, распределили задачи по направлениям. 

3 кита нашего успеха:

  • Маркетинг
  • Public relations
  • Продажи 

Шаг 2: Назначить ответственных

В нашей компании все проекты ведем в Trello – очень удобный инструмент для постановки задач и контроля сроков. Для конференции мы завели в Trello отдельную доску, где по ходу поступления новых задач назначали ответственных на утренних и вечерних стендапах.

Trello удобен тем, что там не только можно видеть все задачи по проекту на едином экране, но и перемещать задачи по мере их выполнения.

   как мы готовили конференцию

 

Шаг 3: Предотвратить риски

Человек по настоящему живет, когда постоянно учится, стремится к развитию. Согласны? 

Мы прекрасно понимали, что для мероприятия такого масштаба у нас мало опыта. Что, если мы хотим провести конференцию на уровне, то нам необходимы новые знания и компетенции в области event-a. Понимали, чтобы предотвратить или хотя бы минимизировать риски, необходимо просить помощи у профессионалов.

Тут нам на помощь пришел наш друг Руслан Сергеенко, сооснователь компании по проведению различного рода мероприятий «Red Days». Одной встречи с профессионалом нам было достаточно, чтобы понять, как много упустили, как много нам предстоит еще сделать:

Купить запасные батарейки в микрофоны? Зачем, на площадке же все предоставят.

Прописать технический сценарий? Ой, а что это?

На стойку регистрации поставить минимум 4 человека? Зачем так много?

...

Руслан развеял наш нимб «организаторы, которые все продумали на 100%», мы еще раз убедились, что не зря решились проконсультироваться со специалистом.

По итогам встречи составили вот такую карту, что нам еще надо сделать, предусмотреть:

как мы готовили конференцию

Шаг 4: Не бояться экспериментировать

К организации конференции мы подключили по-максимуму все наши ресурсы, выделили в каждом сотруднике его сильные стороны, выявили компетенции, которые будут полезны для общего дела.

К примеру, наш бизнес-консультант Александра присоединилась к переводу английских текстов, подготовке рассылок, общению со спикерами; наши менеджеры по продажам подключились к подготовке нашей еженедельной e-mail рассылки, составляли для общего дела интеллект-карты о прочитанных книгах для наших подписчиков; а наш PR-специалист попробовал себя в роли оператора, дизайнера, интервьюера и интернет-маркетолога.

Список наших новых компетенций велик, спасибо сжатым срокам и любимой команде.

Мы не стесняемся говорить, что многому нам еще предстоит научиться, что, к примеру, в области маркетинга и PR нам еще учиться и учиться, но дорогого стоит факт, что даже наши коллеги, к уровню которых в этом направлении мы стремимся, спрашивают у нас совета и задаются вопросом «Как Вы это сделали???»

Сделали с помощью команды людей, которые не боятся экспериментировать и примерять на себя новые амплуа в своей рабочей деятельности.

Шаг 5: Наслаждаться результатом

В день самого мероприятии мы пожинали плоды двух месяцев кропотливой работы.

Запасные батарейки? – пригодились!

Технический сценарий? – незаменимая вещь!

4 человека на стойку регистрации? – как же этого мало!

 

Планируете заняться деятельностью, которой раньше не занимались?

Работайте с командой единомышленников.

Пропишите все шаги, которые приведут к результату.

Не стесняйтесь просить о помощи – полезно!

Надеемся, что наш опыт вам окажется полезным =)

Многие спикеры и участники уже изъявили желание принять участие в конференции 2016 года, аргументировав тем, что не ожидали получить такую пользу от конференции - результаты во много раз превысили ожидания.

Будем рады видеть =)

 

0 499

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий