Как структурировать свои файлы с помощью программы Mindjet

0 3528
Как структурировать свои файлы с помощью программы Mindjet

Подсчитайте, сколько времени вы каждый день тратите на то, чтобы найти нужный файл на своем компьютере? А сколько нервов? А если его надо найти срочно, и от этого зависит продажа, лояльность клиента, своевременное исполнение важного поручения? Так как же действовать в условиях информационного перегруза? Как структурировать информацию, так чтобы представить ее максимально удобно и наглядно? Бывает, что мы титаническими усилиями наводим порядок, но через некоторое время обнаруживаем, что рожденная в муках структура нас сковывает. Поэтому популярна идея, что порядок в документах может быть только у очень структурных, методичных, четких людей. В этой статье мы на конкретном примере покажем, как человек с любым характером и типом мышления может упростить поиск информации в файлах и папках компьютера.

Для примера возьмем одну из основных личных папок на компьютере автора. Вот как она выглядела до структурирования:

Structuring_2.jpg


Чтобы автоматически превратить в карту структуру нужной папки в MindJet выберите MapParts в панели справа, затем File Explorer — All Files and Folders. Также, в ближайшее время мы выпустим надстройку для MindJet — «Структуратор», которая облегчит работу с файловой системой. Перемещая топики в карте вы сможете перемещать свои файлы и папки на компьютере. Следите за обновлениями на нашем сайте.

Найти в этой папке то, что нам нужно очень непросто. Как же лучше структурировать информацию?

Как структурировать с помощью Mindjet.jpg


Применяйте простой принцип — каждая папка содержит не более семи (максимум — девяти) блоков (кроме алфавитных списков — фамилии, города и т.д.). Само по себе соблюдение этого принципа заставляет структурировать информацию.

Создайте отдельную папку «Другое», куда вы будете помещать информацию, которую можно удалить через некоторое время (например, билеты в театр, программа выставки, которую вы хотите посетить и т.п.).

Что делать, если файл/папку можно отнести к нескольким «веткам»? Выбор того или иного варианта зависит от задачи. В данном примере есть категория «проекты», которые относятся и к коучингу, и к тренерству, и к психологии. В этом случае следует либо создать отдельную папку «Проекты», а внутри нее разместить подпапки «коучинг», «тренерство», «психология», либо в трех папках (коучинг, тренерство, психология) создать по папке «проекты». Как выбрать оптимальный вариант? Нам надо решить, куда отнести папку «Проекты». А проект представляет собой деятельность, следовательно, классифицировать информацию нам надо по характеру деятельности. Если вы проводите тренинги, коучинг и психологические консультации как фрилансер, и зарабатываете на всем этом деньги, то лучше выбрать вариант «Проекты — Коучинг; Тренерство; Психология». Если же коучинг, тренерство и психология — это три отдельные сферы вашей деятельности (например, вы работаете тренером, как сотрудник компании, иногда бесплатно проводите коучинг для друзей и время от времени консультируете людей, как психолог-фрилансер), то больше подойдет вариант «Коучинг — Проекты; Тренерство — Проекты; Психология — Проекты».

Используйте нумерацию в названиях папок для их приоритезации (под номером 1 наиболее часто используемые).

Создавайте подпапки «Архив», в которые складывайте информацию по завершенным проектам. Например, «Архив проведенных тренингов», «Архив завершенных проектов».

Если в процессе создания документа, которым вы потом будете пользоваться, вы сохраняете несколько его версий, то, как только готова финальная версия, предыдущие версии отправляйте в подпапку «Архив».

Не размещайте часто используемые файлы слишком «глубоко». В данном примере это файлы «Бюджет» и «Сайты» (список избранных ссылок) и размещены они в папке «1 Личное».

Вывод

Небольшие усилия вначале приведут к экономии времени, нервов и денег впоследствии. Организуйте свою работу так, чтобы работать можно было максимально комфортно.

P.S. Мы будем и дальше развивать эту тему, следите за статьями на нашем сайте.

0 3528

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий