Корпоративный майнд-менеджмент, или как создавать живые правила игры

0 1533
Корпоративный майнд-менеджмент, или как создавать живые правила игры

Командный майнд-менеджмент

Что такое майнд-менеджмент?

Майнд-менеджмент - это технология представления сложной информации в наглядном и понятном виде.

Представьте себе. Еще 20 лет назад большинство офисных работников получало практически всю  необходимую для работы информацию в бумажном виде. Что изменилось  за последние 20 лет?  Произошла информационная революция! Практически все офисные  сотрудники теперь  получают в электронном виде более 95% информации, необходимой для  работы. Согласно  исследованиям, количество электронной информации, получаемой  обычным офисным сотрудником, увеличивается в 2 раза всего за несколько лет!

Потоки информации становятся все интенсивнее, и теперь запомнить про важную задачу с  помощью обычных стикеров и ежедневника становится все сложнее. Риск потерять  информацию или забыть ее вызывает стресс, который сильно снижает эффективность работы. Настало время произвести революцию в своих навыках управления информацией!

Ведь обычно информация представляется в виде множества слов и цифр с минимальными  визуальными связями. Иногда приходиться получать информацию, из которой очень  сложно  сформировать понимание, например, как в отчете ниже. Попробуйте измерить  время, которое у  вас уйдет на понимание смысла этого отчета.

Клиенты недовольны системой отчетности по показателям продаж и  складских запасов (Цит. по Барбаре Минто с.?:

Отчеты составляются недостаточно часто.

Данные по складским запасам недостоверны.

Данные по складским запасам поступают с опозданием.

Данные по складским запасам невозможно сопоставить с данными о продажах.

Клиенты хотят, чтобы форма отчетов была улучшена.

Клиенты не хотят видеть в отчетах бесполезные сведения.

Клиенты хотят, чтобы вся отчетная информация была представлена в  одном формате,  без разделения на более важную и менее важную.

Клиенты хотят уменьшить количество собственных расчетов.

 

Но есть способ существенно повысить эффективность информационной работы - технологии  майнд-менеджмента, о которых пойдет речь в этой статье.

Командный майнд-менеджмент

Основные принципы майнд-менеджмента

Как должна быть представлена информация, чтобы соответствовать требованиям майнд-менеджмента? На рис.1 приведен один из вариантов ответа на этот вопрос.

Командный майнд-менеджмент  

Рис.1. Пример структурированной информации в соответствии с правилами майнд-менеджмента.

Сколько времени у вас ушло на понимание отчета, представленного уже в таком виде? Именно во столько раз можно повысить эффективность своей информационной работы с помощью технологий майнд-менеджмента!

В основе наших наработок лежат фундаментальные принципы работы человеческого мозга: принцип лево- и правополушарного мышления и принцип ассоциативного мышления. С ними вы можете более подробно познакомиться в книге "Майнд- менеджмент". В этой же статье, для того, чтобы понять эти принципы, вам достаточно ответить на вопрос, кто такой  сообразительный человек? Это человек, который умеет строить в своей голове правильные образы на основе получаемой им информации. А несообразительным мы называем человека, который строит неправильные образы или вообще не может их построить. Правда, дело может быть не в человеке, а в том, как представлена информация, на основе которой предлагается строить образы (вспомнили школу?).

Вся поступающая информация воспринимается и храниться нами в виде образов. Если на основе информации нам не удается построить образ, то такая информация хранится нашей памятью недолго. Если же мы сформировали в своей голове образ, то можно говорить о понимании информации. Такая информация запоминается надолго, она используется для анализа и дальнейших умозаключений.

На данный момент максимальное количество возможностей нашего мозга включается при представлении информации в виде интеллект-карты. А для управления электронной информацией одной из лучших программ является Mind Manager. Эти технологии за 30 лет с момента их открытия стали применяться во многих областях менеджмента

Командный майнд-менеджмент

Где применяется майнд-менеджмент?

Сейчас работать с информацией приходиться всем. Топ-менеджеры выполняют все больше и больше функций. Практически все пишут письма и коммерческие предложения, составляют и проводят презентации, управляют проектами, делегируют задачи, долгосрочно планируют и т.д. Все это можно отнести к случаям работы с информацией, и, соответственно, везде можно добиться существенного роста эффективности работы с помощью технологий майнд-менеджмента! (см.рис.2.)

Командный майнд-менеджмент  

Рис.2. Области применения майнд-менеджмента


Далее мы узнаем, как с помощью технологий майнд-менеджмента можно создавать живые правила игры.


Командный майнд-менеджмент

Как создавать живые правила игры

Многие российские организации можно отнести к двум интересным типам:

Недостаток формализованных правил игры. Обычно это предпринимательские организации, управляющиеся "по понятиям", т.е. сотрудники сами должны понимать, что и когда делать. Часто это приводит к чрезмерному ручному управлению, усложняет адаптацию новых сотрудников, делает невозможным масштабирование бизнеса, перегружает ключевых руководителей

Переизбыток правил игры. Обычно это средние и большие организации с большой историей, управляющиеся сразу по двум параллельным системам:

- как прописано в многочисленных положениях, инструкциях, регламентах, нормативных актах, служебных записках, приказах и др.

- как приказывает вышестоящее руководство

В перечисленных типах организаций является слабым самый главный базис управления - умение, понимание и готовность сотрудников играть по правилам. Как создать живые правила игры? Как привить сотрудникам культуру создания и работы по эффективным правилам, которые минимизируют непроизводственные потери времени и позволяют достигать максимального результата?

Для этого мы немного адаптируем знаменитый цикл Деминга, приспособив его для российских условий "бездорожья и разгильдяйства":

Командный майнд-менеджмент  

Рис.3. Адаптированный для России цикл Деминга

Разберем каждый пункт более подробно.

Командный майнд-менеджмент

1. Все создают правила игры

Часто правила игры в организациях не работают из-за неэффективного внедрения. Расписаться в новом регламенте всем сотрудникам - на этом внедрение часто заканчивается. Редко когда сотрудники вовлекаются в процесс разработки правил игры, что еще сильнее увеличивает сопротивление.

Именно из-за неэффективного создания и внедрения правил игры в организациях формируется неуважение к регламентам и методикам. Как с этим справиться?

Применять майнд-менеджмент! Вот пример коллективной работы, когда в ходе сессии формирования правил игры в организации удалось сформировать единую, понятную всем схему работы:

Командный майнд-менеджмент  

Рис.4 Все вместе формируем правила игры

Включение всех ключевых сотрудников в процесс анализа работоспособности и формирования живых правил игры позволяет сделать всех соучастниками, что серьёзно уменьшает сопротивление при внедрении.

Вот отзыв одного из Клиентов:

«Честно говоря, в начале я сомневалась, что сложные системные проблемы в нашей организации решаются так просто. Всего несколько фасилитационных сессий, проведенных консультантами компании «Правила Игры», и два месяца спокойной и спланированной работы – и мы получили понятную и наглядную систему управления, с помощью которой теперь каждый сотрудник понимает свои полномочия и ответственность, свою роль в достижении целей организации, и каждый час своего времени тратит осознанно – на самое главное. Мы стали гораздо спокойнее и сосредоточеннее работать, значительно больше успевать, меньше времени тратить на «ручное управление» и форс-мажоры, которые, как оказалось, большей частью сами же себе и создавали».

Опенышева Светлана Владимировна,

Заместитель Председателя Правительства Ульяновской области – Министр информационных технологий Ульяновской области

Командный майнд-менеджмент

2. Все играют по единым правилам игры

Если "все" создавали правила игры, то для поддержания системы крайне важно их соблюдение всеми. Это уже не столько вопрос майнд-менеджмента, сколько вопрос лидерства и положительного примера своим сотрудникам. На уровне культуры у нас до сих пор действует написанная традиция, что в России "законы пишутся для подданных, а не для начальства" (А. Бенкендорф). Но с системной точки зрения такой подход всегда дойдет до самого низа, и клерк будет относиться к Клиенту точно так, как его руководитель относится к нему.

Когда на сессиях мы представляем правила игры в виде схемы, то всегда договариваемся о правилах игры как для руководителей, так и для сотрудников, которые потом должны выполняться. Вот пример процесса регистрации юридического лица одной из Компании. В одном из пунктов руководитель обязался реагировать на случаи форс-мажора и разбирать их лично в течение суток. Выполнение руководителем этого правила в будущем позволило продемонстрировать всем сотрудникам важность быстрого реагирования на запросы Клиентов. Качество обслуживания быстро выросло:

Командный майнд-менеджмент  

Рис.5. Совместно сформированная схема регистрации юридического лица

Если все начинают играть по понятным правилам игры, то мы получаем возможность существенно облегчить такие управленческие функции, как "Контроль", "Аудит" и "Улучшение" правил игры.

Командный майнд-менеджмент

3. Все контролируют правила игры

Что произойдет, если кто-то выбросит мусор на газон и другой человек это увидит? Если мы в России, то скорее всего ничего. А если мы в Германии или, скажем, Японии - то с высокой долей вероятности будет сделано замечание, или вызвана полиция. Поэтому мало кто мусорит.

Правило начинает работать тогда, когда его контролируют все сотрудники. "У нас так не принято" - скажет каждый сотрудник, увидев нарушение правила в сильной организации. А в слабой организации он скажет: "Повезло тебе, что начальник не видел".

Внедряя правила игры, не только подключайте всех сотрудников и показывайте личный пример, но распространите эти правила везде, где только можно. Сделайте их доступными. Вот пример карты целей, которые висят в каждом кабинете организации:

Командный майнд-менеджмент  

Рис.6. Карта целей и проектов на 3 года планирования организации

Когда все принимают участие в контроле правил игры, становится совсем просто решить одну из самых сложных задач управления - привлечь всех сотрудников к процессу постоянного улучшения правил игры (Кайдзен).

Командный майнд-менеджмент


4. Все улучшают правила игры

Куда проще всего внести изменение - в регламент из ста страниц или в схему? Ответ очевиден.

 Наглядная система правил игры позволяет руководителям оперировать схемами, ведь именно так видит информацию наш головной мозг. Внося изменение в схему работы, это можно тут же отобразить в карте и объяснить всем сотрудникам необходимость этого изменения.

Например, вот карта проекта, составленная Mind Manager. Эта карта лежит в общем доступе, и каждый может ее посмотреть. Регулярно проводятся совещания, по итогам которых в режиме онлайн вносятся коррективы в мероприятия запланированного проекта.

Командный майнд-менеджмент

Рис.7. Карта управления проектом, составленная в карте Mind Manager

Современные средства хранения информации позволяют всем сотрудникам иметь доступ к единой карте, предлагать улучшения, которые регулярно рассматриваются и внедряются в жизни владельцами процессов и функций, а так же руководителями проектов.

Командный майнд-менеджмент

Создавайте живые правила игры!

Суть понятия "управленец" заключается в том, чтобы создавать правила игры, которые работают и позволяют управленцу переходить на новые горизонты развития организации. Пока текущие правила игры управляются в ручном режиме, сложно стремительно развиваться.

Вы можете с помощью майнд-менеджмента серьёзно увеличить свои навыки как управленца!

Для этого Вы можете прочитать книгу Сергея Бехтерева "Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач". Так же Вы можете прислать на наш адрес info@rulesplay.ru письмо с темой "Корпоративный майнд-менеджмент", и мы пришлем Вам свои авторские статьи об основных принципах создания и внедрения живых правил игры с помощью майнд-менеджмента.

Выигрывайте по правилам! 

0 1533

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий