Как за 2 часа описать бизнес-процесс, который «косячил» 3 года

0 1024
Как за 2 часа описать бизнес-процесс, который «косячил» 3 года

 

Во время построения панели управления бизнесом в виде структуры процессов и проектов организации произошла одна очень жаркая дискуссия. Спорили менеджеры по продажам и производственники о том, как передавать клиента от продаж к производству. Мне пришлось внести изменения в программу сессии и уделить 2 часа построению схемы этого процесса. 

Участники вначале очень скептически отнеслись к этой идее: «Да мы уже 3 года не можем договориться!» - сказали они. Но очень быстро включились в процесс и через 2 часа, к своему удивлению, они действительно договорились! В этой статье мы познакомим Вас с 7 шаговым алгоритмом, как это сделать.

 

Шаг 1. Подготовьте визуальный шаблон для описания процесса. Мы рекомендуем методологию SwimLane. Для описания мы обычно используем клейкую стену, где малярным скотчем отмечаем «плавательные дорожки».

 opisat-biznes-protsess

 Рис.1. Подготовка визуального шаблона, обозначение участников процесса

 

Шаг 2. В начале каждой плавательной дорожки напишите должность, которая выполняет определенные действия по процессу и принимает решения. На рис.1. эти должности показаны в виде бумажных человечков, которых мы из-за необходимости их постоянно вырезать самим начали специально производить.

 Важно отметить, что для дальнейшего описания процесса надо, чтобы все участники этого процесса, отмеченные в дорожках, были на сессии, которую вы организуете.

 

Шаг 3. Определите входы и выхода процесса. Проговорите их со всеми участниками, запишите их в начале и конце процесса, чтобы все сразу понимали его границы. 

 opisat-biznes-protsess

Рис.2. Обозначение входов и выходов процессов

 

Шаг 4. Напишите основные действия, которые выполняются в процессе, и решения, которые принимаются во время выполнения процесса. 

 3.jpg

Рис.3. Описание основных действий и процессов, которые осуществляются

 

Для описания действий мы рекомендуем использовать специальные карточки формата А5 – они лучше всего подходят по размеру. Очень важно во время описания действий проговаривать их для каждой должности, обсуждая и согласовывая сразу на встрече.

 

Шаг 5. После того, как действия описаны и проговорены, их нужно связать с помощью входов и выходов. Если Вы используете для описания клейкую стену и делаете связи с помощью бумажного скотча, то можно писать сразу же на нем, это очень удобно.

  opisat-biznes-protsess

Рис.4. Связывание действий с помощью бумажного скотча. Описание входов и выходов каждого действия.

 

Шаг 6. После того, как процесс описан, его нужно еще раз проговорить с участниками и принять совместно. После этого мы рекомендуем его как можно быстрее перевести в цифровой формат и выслать всем участникам. Например, процесс, используемый в качестве примера в этой статье, в цифровом виде в формате новой версии MindJet MindManager 16 выглядит вот так:

 opisat-biznes-protsess

Рис.5. Перевод результатов групповой работы в цифровой формат

 

Шаг 7. Введение показателей каждого этапа процесса и отслеживание KPI процесса. 

После того, как процесс описан и принят участниками процесса, следует ввести измеримые показатели процесса, которые следует начать оценивать на регулярной основе. Это будет способствовать оптимизации процесса и его постоянному улучшению. Процесс станет управляемым, количество «косяков» обязательно кратно уменьшится!

 opisat-biznes-protsess

 Рис.6. «Три года над процессом бились, а на сессии за 2 часа договорились!» - вместе с генеральным директором компании после описания процесса.

_____________________________________________

Подробно изучить синий уровень спирали, на котором по-настоящему настраиваются бизнес-процессы и формируется небезразличие, вы можете на нашем тренинг-марафоне "Трансформация лидера и организации".

0 1024

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий