Играть на стороне света. Основы фасилитации для проектных менеджеров

0 610
Играть на стороне света. Основы фасилитации для проектных менеджеров

 Как направление фасилитация оформилось в США еще в 40-е годы XX века. Поэтому в нашей стране это движение еще совсем молодое и находящееся на пути становления.  

Если у нас в организациях традиционно есть отдел кадров, то в американских компаниях – например, Hewlett Packard, Apple, MindJet, - обязательно в структуре встретите отдел фасилитаторов. Обязанность этих сотрудников проводить ретроспективу проектов. То есть фасилитатор считается полноценной профессией, востребованной и способной дать платформу для развития и заработка. У нас фасилитация пока не достигла таких высот. Говоря о фасилитации, мы для общего понимания часто применяем понятия групповой работы, командной сессии. 

Подготовка 

Существует несколько важных принципов, на которых строится командная работа                                                         

 1.jpg

 Во-первых, тщательное проектирование. Думать следует обо всем, и задача тут не просто в голове представить что-то, а полноценно спланировать мероприятие.

Далее – управление энергией группы и своей собственной энергией. Фасилитатор – человек, который независимо от своего состояния, температуры, настроения, головной боли способен включить в себе позитивную энергию и потенциал в группе. Существуют международные стандарты фасилитатора, согласно которым он всегда должен верить в потенциал других людей, умеет разглядеть в них лучшее, способен помочь раскрыть это. Фасилитатор – человек, который всегда играет на светлой стороне. Он – носитель добра, который, в свою очередь, и людям помогает стать добрее.

Третье правило – постоянное вовлечение. Классическая фасилитация ни в коем случае не подразумевает монолог или просто лекции. Формулируется вопрос, на который команда отвечает сама.

Следующий принцип – искренне верить в способности людей. И да, действительно постоянно думать о том, как помочь человеку раскрыться.

Наконец, еще один принцип – самому постоянно оставаться искренним и открытым.  Иначе просто не выйдет в чем-то убедить людей и помочь им.

Возможно, вы зададитесь вопросом: а зачем вообще проектному менеджеру фасилитация? Тенденция такова, что сегодня в гибких методологиях проджект-менеджер всегда фасилитатор. То есть он является человеком, способным так организовать встречу, чтобы после нее люди пошли и сделали. Если говорить о совсем идеальной ситуации, то после такой встречи должна еще и отпасть необходимость контроля – все соглашаются с ответственностью, понимаю свои задачи, идут и выполняют их.

 

Как проектируется встреча

 

Представьте, что вы проектируете первую встречу проектной группы. Для себя я выработала правило брать за основу интеллект-карту, где задаю вопросы и пишу ответы.

Первое: какая у встречи цель и каковы ее задачи. Ответьте на вопрос, зачем мы собираем людей, и появится цель. Задачи тогда – то, что необходимо получить на выходе, то, как будет оцениваться результативность. В начале проекта важно собрать команду, чтобы, собственно, стартануть.

Следующий вопрос, на который надо себе ответить при проектировании встречи, - кто будет принимать в ней участие. Здесь важна и нужна любая информация о группе: мужчины это или женщины, кто они по роду деятельности, в каких мероприятиях привыкли участвовать – традиционных планерках с одним «солирующим», или готовы к диалогу, насколько консервативны или, напротив, неформальны. Все полученные данные помогут понять, какие методы лучше использовать, как лучше управлять энергией группы. 

Теперь задумайтесь о помещении, где будет встреча. При фасилитации место оказывает огромное влияние на работоспособность команды. Оптимальны светлые стены, высокие потолки, окна, нормальная температура (лучшей считается 18 градусов и не более, каждый последующий снижает работоспособность команды). 

Понятное дело, что далеко не всегда предоставляемые под фасилитационную сессию помещения соответствуют всем требованиям. Вместе с тем, это не фатально – главное, учесть особенности помещения заранее. Например, лето. Включенные постоянно кондиционеры будут отвлекать людей мыслями о здоровье. Но стоит их выключить – помещение захватит духота. 

Чтобы снизить влияние погодных условий, мы стараемся обеспечивать людей водой в достаточном количестве, максимально часто делать перерывы, убрать лекционную часть, предлагаем больше двигаться и меньше сидеть. Движение вообще помогает «застрявшим» беседам: иногда группе стоит просто немного подвигаться – решение задачи находится легко и быстро, а еще несколько минут назад она казалась невозможной.

 

Организация процесса обсуждения

 

Итак, мы подошли к этапу, когда понимаем цели, задачу и аудиторию, оценили помещение и его риски. Теперь надо проработать процесс обсуждения.

Подготовиться заранее стоит ко всему: к духоте, к отсутствию возможности группе двигаться, к сложностям с самой группой – например, люди просто могут быть непривычными к вопросам, к методам работы. Такие вещи постарайтесь прояснить до начала встречи – по скайпу или по телефону. Позвольте и участникам задать вам волнующие вопросы до встречи. Это не просто поможет наладить коммуникацию, познакомиться, но главное – заинтересовать их с самого начала.

Перед вами классическая структура фасилитационной встречи, не важно, по какой теме.

2.jpg 

 

Надо помнить, что люди в группе далеко не всегда готовы к формату фасилитационной сессии. Как минимум потому, что это всегда история про взятие ответственности. А, значит, их надо с самого начала заинтересовать, объяснить, зачем они собрались

Потом наступает этап вовлечения. Здесь нельзя допустить, чтобы кто-то сидел и отмалчивался, быстрее заставьте всех заговорить! Испытанный нюанс фасилитации: первый раз заговоривший человек потом уже охотнее и легче высказывается.

Вовлекать участников проще, когда они с самого начала что-то делали. Мы обычно предлагаем упражнения, которые позволяют людям включиться. Самое простое – визуальное знакомство. Например, объяснить группе, что мы на старте проекта, он продлится два месяца. Предстоит решить немало задач, поэтому уже сейчас надо научиться понимать друг друга, понять, к кому и по каким вопросам обращаться, договориться о правилах взаимодействия.

Несложное упражнение: пусть каждый сейчас ответит на вопрос, что он умеет делать хорошо и что готов принести в проект. Если группа крайне консервативна и боится слова «креатив», просто попросите написать все это. Потом люди встают и перемещаются по помещению. В ходе спонтанного «броуновского движения» два человека встречаются и рассказывают друг другу, поле чего идут дальше. Так каждый успевает познакомиться со всеми.

Если группа представляет из себя не замкнутых людей, их нужно растрясти. Я обычно прошу их нарисовать ответы на вопросы, сделать «визитную карточку». Успокойте людей, что мы не в школе рисования, и главное – не красиво изобразить, а суметь визуально закодировать информацию. То же самое я сама проделываю на флипчарте, чтобы участникам было комфортно. После прошу рассказать, что изображено. И при этом – всегда улыбаться. Так люди максимально могут расшевелиться.

Вот теперь можете двигаться дальше.

Наш третий пункт – научиться договариваться. В группах возможны разные проявления: либо может начаться борьба за власть, лоббирование исключительно своих идей и своего авторитета, либо другая крайность: «Соглашусь сейчас на все, лишь бы отвязались, а потом сделаю все по-своему». Только вот фасилитация – история не про первое и не про второе.  Она о том, чтобы люди смело высказывали идеи, но и умели слушать других, что крайне важно, учились договариваться.

Следующие шаги – составить план и распределить ответственность. Каждый должен понимать, что делает, когда и для чего, как все это связано с общим результатом команды и результатами других ее членов.

Следом начинается очень важный этап – выполнить. Договориться и сделать. Нет ничего хуже для команды по итогам фасилитационной сессии, чем когда договорились и не сделали. Во всяком случае, фасилитатору эти люди точно уже больше не доверятся.

Наконец надо не забыть подвести итоги.

Перекладывая все сказанное на саму встречу, можно увидеть три части.

 3.jpg

 В классике фасилитации заинтересовать и вовлечь надо в первые 5-15 минут, в течение остального времени следует поддерживать процесс обучения «договариванию» и параллельно составлять план. И в завершение мероприятия обязательно надо распределить ответственность.

Подробнее о первом этапе – вовлечении – ниже на слайде.

 4.jpg

 Проинформируйте группу: для чего они собрались, как все будет проходить, расчетное время встречи, каких результатов хочется достичь, почему именно такой состав.

Далее – вдохновить. Поблагодарите людей за то, что они пришли, объясните, какой плюс их участие даст для проекта. Важно зарядить и разбудить.  Есть закономерность: если в начале сессии энергия низкая, такой же она останется и в конце. Поэтому вовлекать людей надо максимально оперативно. Здесь допустимы разные приемы, в том числе какие-то просьбы и вопросы: «Знаете ли вы, что…?», «Поднимите руки те, кто…» и другие. 

Помните еще одну вещь про энергию. В течение дня она неизбежно стремится к нулю. Поэтому обдумывая встречу, стоит учитывать и время суток, в которое она состоится, а также время года и общую продолжительность.

Что может поднять или снизить энергию коллектива? Перед вами слайд, где сведены основные риски и подсказки.

 5.jpg

Тонкость фасилитации в том, чтобы уметь разбираться в подобных механизмах. В умении понимать, где нужно взбодрить и где успокоить и какие для этого подобрать инструменты. Один из секретов – чтобы заставить людей проанализировать, выбрать из горы идей взвешенные решения или даже нивелировать конфликт, проще всего дать индивидуальное упражнение. А вот вечером их надо минимизировать. 

Для большего понимания перед вами примерная программа однодневного мероприятия.

 6.jpg

 Как вовлечь?

Фасилитация – это постоянное вовлечение и постоянное распределение ответственности. Методы бывают разные.  Можно использовать открытые вопросы, чтобы у людей не было шанса выключиться из беседы. «Что мы можем сделать, чтобы…?», «О чем нужно договориться, чтобы…?», «Что позволит нам достичь результатов…?» и так далее.

В фасилитации существует понятие обоснованного вопроса – задавая его, люди должны погрузиться в некое представление о ситуации. Например, говоря об ожидаемых результатах, обоснованный вопрос может прозвучать так: «Представьте себе 31 июля 2016 года. Мы с вами успешно реализовали проект, уложились во все сроки, достигли таких-то результатов. Давайте подумаем, что мы сделали?» То есть сперва контекстная картинка, помогающая представить ситуацию.

Следующая ситуация. Фасилитация построена на распределении ответственности, и нельзя дать от нее уйти никому. Самый простой способ – попросить индивидуально записать идеи, потом озвучить вслух. Дальнейшие действия зависят от количества участников. Если их 5-6 человек, все их наклеиваете на флипчарт, обсуждаете и дополняете вместе. Если перед вами 20 человек, лучше сперва разбиться на тройки, обсудить идеи каждого, устранить дубли, оптимизировать формулировки.

Очень важно наглядно представлять результаты обсуждения. Человек должен понимать, что его идеи важны. К ним же можно возвращаться при подведении итогов.

Еще одно правило – использовать парковочные листы. В фасилитации используется  понятие «запарковать идею». Например, мы обсуждаем риски проекта. В ходе беседы всплыл вопрос, который важен, но не относится к теме, так бывает часто.  Отклоняться от темы обсуждения в фасилитации недопустимо, но и потерять что-то важное нельзя. Тут как раз и помогут парковочные листы.  Для простоты организации мы вешаем обычные листы флипчарта – например, «Вопросы», «Действия», «Решения».

Следующее правило вовлечения – не сокращать мысли людей. Записывать мысли слово в слово или спрашивать разрешения, если надо сократить формулировку, но не исказить ее смысла.

Следующее правило – всегда уточнять, можно ли двигаться дальше? То есть удостовериться, что каждый участник понял и принял какую-либо идею, согласился. 

Перед вами пример парковочного листа, где мы разместили правила командной работы, оговоренные с группой изначально.

 7.jpg

 Обсуждение началось

Наконец, мы переходим непосредственно к дискуссии. Я хочу рассказать об одном из методов, который сама очень люблю. Это метод сфокусированного обсуждения.  Применять его можно везде. В проектном управлении так можно строить саму встречу, подводить итоги, обсуждать, разрешать конфликты, даже писать письма и коммерческие предложения.

8.jpg

 Всемирно известный фасилитатор Билл Степлз говорит, что у каждого из нас есть четыре уровня восприятия информации:

- уровень фактов,

- уровень эмоций,

- уровень интерпретаций (говоря простым языком – «что я могу с этим сделать?»),

- уровень принятия решения.

Когда информация присутствует на всех четырёх уровнях, человек способен принять взвешенное решение – именно то, которое будет «его» решением – понятным, «родным», которое будет ему отзываться. Вместе с тем, когда на каком-то уровне человеку «недодают» информации, когда ее не хватает для полной осмысленности, складывается ощущение, что кто-то хитрит, а нам что-то «впаривают». Я сама таким образом нередко проверяю рекламные предложения.

Итак, первый уровень – объективный, когда мы излагаем только факты без эмоций. Например, представьте, что идет промежуточная ретроспектива проекта. Оценить результаты нужно вместе. Задаем простой вопрос: что было сделано? Называем конкретные полученные результаты и действия, которые были для этого предприняты.  Далее – берем желтые стикеры. Пишем свои должности, прикрепляем на линию времени. 

Мы часто используем линию времени. Например, проект начался в марте, закончился в сентябре. Делается разбивка по месяцам, и стикеры прикрепляем прямо на них.  Очень важно оградить сейчас группу от любых эмоциональных проявлений, только объективная информация.

Следующий уровень – рациональный. Чтобы стать рациональными, человеку необходимо выплеснуть эмоции. Значит, это уровень эмоций. Если мы говорим о подведении итогов в проектном управлении, задавайте вопросы: в чем мы молодцы? Что мы сделали профессионально, что нам сейчас приятно вспоминать в нашем проекте? Что вызывает разочарование? В чем мы не проявили профессионализм? Что нас расстроило?

Третий –  уровень интерпретаций. Здесь обсуждаем, что можно сделать с полученной информацией. Например, какие уроки можно извлечь? Условно: два месяца мы реализуем проект, впереди ещё два месяца. Имея все озвученные факты и результаты, – что можно исправить? Как изменить? Что изменить?

Наконец, четвёртый уровень – непосредственно принятие решения. Что мы продолжаем делать? Что прекращаем? Что давно пора начать делать? Что мы сделаем в ближайшее время? В какие сроки? На каких граблях перестаем танцевать? Что сделаем в ближайшие недели до завершения проекта? Кто что и когда делает?        

На заметку

Что еще важно помнить и знать фасилитатору.

 Есть еще несколько постулатов, которые нельзя забывать.

 9.jpg

 И еще несколько книг, которые, по моему мнению, обязан прочесть каждый фасилитатор

 10.jpg

 И вместо завершения приведу цитату, которая, по-моему, прекрасно отражает смысл работы фасилитатора.

 11.jpg

 ______________________________________  

- Как сформировать сильную идеологию? 

- Как с помощью регулярных встреч управлять сроками и качеством проектов? 

- Как настроить панель управления бизнесом? 

- С чего начинать формирование небезразличия к целям и услугам компании? 


Чтобы получить ответы на эти вопросы, присоединяйтесь с 4 октября к онлайн-курсу Виктории Бехетеревой "Путь фасилитатора"

А 23-26 октября основатель науки фасилитации Билл Степлз проведет интенсивный курс по созданию и развитию сообществ. Узнайте подробности >>>>

 

0 610

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (0) Оставить комментарий