Почему договоренности по итогам совещаний (сессий) не выполняются

13 2862
Почему договоренности по итогам совещаний (сессий) не выполняются, и как сделать так, чтобы они выполнялись

1. Семь причин, почему договоренности не выполняются

Вопрос повышения исполнительской дисциплины мы рассмотрели в предыдущей статье. Теперь мы предлагаем Вам перейти на более высокий уровень и вместе с нами ответить на вопрос, а почему часто не выполняются договоренности.

Казалось бы, обо всем договорились, и «опять двадцать пять» - те же грабли, все забыли и нарушают установленные правила, опять ничего не сделано. Почему это происходит? Ответим на этот вопрос в этой статье.

Для этой статьи мы отобрали несколько примеров договоренностей, которые часто не выполняются. Мы специально сделали это в несколько шутливой метафоричной форме и сравнили это с жизненными ситуациями.

Ситуация из бизнеса

Ситуация из жизни

1. Менеджер: «Все, теперь я буду регулярно заниматься управлением!»(проводить планерки, мотивировать своих подчиненных, регламентировать бизнес-процессы и др.)

«Все, теперь я начинаю регулярно заниматься спортом (следовать диете, обливаться холодной водой и др.)»

 

2. Сотрудник: «Конечно, я буду следовать этому регламенту! Где подписаться?»

«Мой план дня – это заметки о том, что хотелось бы сделать. Я никогда не успеваю запланированное…»

3. Менеджер: «У нас опять уволился менеджер по продажам, и мы не можем восстановить, о чем он договаривался со своими клиентами! Почему у нас до сих пор не внедрена CRM-система?!»

«Дорогой, почему мы до сих пор не вызвали сантехника для ремонта второго санузла?»

4. Менеджер в конце года: «Кто знает, где находится наш план на год, который мы рисовали в начале года? Нужно подвести итоги».

«Дорогая, ты не помнишь, в каком классе учиться наш младший сын?»

5. Сотрудник: «Я бы сказал Вам, что в моей должностной инструкции этого нет, но не могу, так как не читал ее»

«Дорогой, ты не знаешь, что значит дорожный знак красный крест на синем фоне? »

6. Сотрудники: «Да-да, я припоминаю, что у нас есть какая-то миссия и ценности. Знаете, Вам лучше посмотреть их на сайте».

«В новогоднюю ночь я запишу свои желания на клочок бумаги, сожгу его, потом растворю в шампанском, выпью, и мои желания сбудутся сами собой, и мне ничего для этого не надо будет делать!»

7. Менеджер: «С сегодняшнего дня прийти точно вовремя в нашей компании – это значит, прийти за 2 минуты до начала встречи»

«Обещаю, что больше не буду опаздывать в детский сад, чтобы забрать детей»




Да-да, именно переход от управления «по понятиям» к управлению «по правилам» является одним из самых сложных, именно для этого мы привели здесь такую параллель с личной жизнью одного человека. Ведь организация возглавляется одним человеком со своими особенностями, которые напрямую влияют на организацию. И переходить на следующий уровень всегда непросто. Почему?

2. Немного системного подхода, или почему так сложно переходить на следующий уровень

Мы не любим широко распространенный термин «изменения». Предпочитаем применять термин «улучшения». Итак, как же происходят «улучшения».

1104.png


Рис.1. Как происходят улучшения.

Например, мы управляли взаимоотношениями с клиентами на клочках бумаги и постоянно теряли контактную информацию или забывали проконтролировать выполнение важной клиентской задачи. И вот внедряется CRM-система. Или на совещаниях все обычно усиленно что-то писали в своих ежедневниках, не было единого протокола, и потом обязательно происходили разногласия. И вот внедряется протоколирование и контроль выполнения задач. Или клиентский менеджер в который раз отвечал на вопрос клиента не так, как нужно. И вот прописывается регламент приема клиентского звонка и назначения встречи с Клиентом.

Новые правила игры всегда подразумевают некий качественный переход на следующий уровень. И этот переход не линеен. Как показано на рис.1, это происходит скачком, причем всегда сопровождается кратковременной потерей эффективности – пока новые правила начнут применяться, в то время как старые правила уже не работают.

Это некомфортно, и на каждом этапе менеджер может допустить ошибки, которые приведут к трате управленческих ресурсов, но оставят систему на старом уровне. Выделим 7 типовых ошибок.

3. Семь типовых ошибок, из-за которых договоренности совещаний (сессий) часто не выполняются:

3.1. Есть более актуальные темы для достижения договоренностей

Пример из практики. Однажды нас пригласили провести сессию по формированию правил эффективного проведения совещаний. Во время самой сессии выяснилось, что в компании нет утвержденной орг. структуры, сотрудники постоянно конфликтуют из-за разъяснения зон ответственности друг друга. Это и было причиной неэффективных совещаний. Сформированные на сессии договоренности подготовки и проведения совещаний в итоге не заработали до тех пор, пока не была утверждена орг. структура и пока не были построены функциональные карты, проясняющие зоны ответственности.

3.2. Первое лицо нерешительно настроен

Пример из практики. «Я не уверен в том, нужно ли нам учиться планировать свое время. Давайте проведем обучающий семинар, и если сотрудники сами начнут планировать время в Календаре Outlook, то и я тогда начну». От проведения тренинга пришлось отказаться.

3.3. Не все члены топ-команды («костяка») согласились с тем, что нужно что-то менять

Часто сотрудники топ-команды смотрят на одно и то же по-разному. И если Первое лицо говорит «Все, хватит, так больше нельзя», то это еще не значит, что все находятся на том же уровне осознания проблемы. Мы показали это на рис.2

11042.png


Рис.2. Как члены топ-команды смотрят на одну и ту же ситуацию

Пример из практики. Однажды нас пригласил разработать и внедрить правила оперативного управления Первый вице-президент одной очень крупной компании. Мы провели диагностические интервью с одними вице-президентами, но никак не могли назначить встречи с другими вице-президентами. Нас удивило то, что президент на встрече с нами занял нейтральную позицию в отношении проекта, выгоды которого были очевидны. Но потом мы все поняли, узнав о существовании еще одного Первого (!) вице-президента, на стороне которого были остальные вице-президенты, с которыми мы не могли встретиться. В итоге проект был реализован только в подразделении пригласившего нас Первого вице-президента, создать единую корпоративную культуру нам не удалось.

3.4. По итогам совещания нет единого принятого всеми плана действий

К сожалению, часто сложные проекты улучшения не имеют единого и регулярно отслеживаемого плана конкретных действий. Есть общее решение, но до планирования конкретных действий руки часто не доходят (см. п. 3.7. «Текучка»)

3.5. Нет мотивации («А что будет, если мы достигнем?»)

Мы часто задаем вопрос во время проведения диагностики: «а что будет, если данный проект улучшения будет реализован?». К сожалению, не всегда удается услышать внятный ответ. И если сотрудник начинает выбирать, что ему сделать: то, за что он получает деньги и бонусы или то, за что он ничего не получит, кроме головной боли, то выбор будет сделан подсознательно.

3.6. Нет стимулирования («А что будет, если не достигнем?»)

Еще один очень важный вопрос. И если ответом на него будет: «Ничего не будет», то выбор в приоритетах опять же будет сделан подсознательно. Без обид.

3.7. «Заела текучка»

Эту причину мы оставили напоследок, хотя ее называют всегда одной из первых. Она включает в себя предыдущие шесть причин, а так же факт, что большинство менеджеров пока не умеют планировать свою работу так, чтобы балансировать оперативное управление текущей деятельностью и долгосрочное развитие своей зоны менеджмента.

Встречаются ли у Вас эти семь причин? Как преодолеть выше обозначенные 7 причин и всегда достигать выполнения сформированных договоренностей?

4. Семь приемов, как обеспечить выполнение договоренностей

4.1. Определить актуальность темы – действительно ли эта проблема самая главная?

Разные члены команды могут (см. рис.2.) по-разному смотреть на текущую ситуацию в компании. Поэтому многие организации сейчас начинают проводить стратегические сессии, на которых проводят анализ «Где мы сейчас» и определяют самые главные направления развития и улучшения. Потому что быть абсолютно здоровым нельзя, а вот укреплять самый слабый орган – возможно и нужно.

4.2. Договориться о решительности с Первым лицом

Насколько первое лицо готов показывать личный пример? Готов ли он регулярно транслировать новые правила игры? Готов ли он проводить воспитательные беседы с теми, кто не следует принятым всеми договоренностям? И готов ли он расстаться с сотрудником, который решительно хочет остаться на предыдущем уровне развития организации и не хочет улучшать свои навыки?

Все эти вопросы обязательно нужно обсудить с первым лицом, договориться о решительности и ОБЯЗАТЕЛЬНО зафиксировать эти обязательства письменно в виде электронного письма. Тогда обязательно «полетит».

4.3. Провести интервью со всеми, «имеющими право голоса»

Для того чтобы начать совещания принятия новых правил игры, важно, чтобы все одинаково понимали состояние «Где мы сейчас?» и могли сказать «Да, так больше нельзя!». Для этого обязательно нужно предварительно выяснить точку зрения на вопрос у ключевых участников команды. Для приведения всех к единому знаменателю можно и нужно использовать индивидуальные встречи, в том числе повторные – для самых «отстающих».

Итак, все понимают необходимость улучшений. Совещание проведено, решение принято. Что дальше?

4.4. «Подпись кровью» – личный план действий для каждого!

Мы рекомендуем во время любых совещаний, в том числе стратегических, использовать онлайн-протоколирование (подробнее здесь и здесь). Когда Вы разбиваете сложную задачу на ряд простых, в конце совещания обязательно нужно оставить время, чтобы каждый член команды вслух дал обязательство о том, что он выполнит в срок взятые на себя обязательства для достижения общего результата. Помните о том, что самые работающие методы – самые простые.

11043.png


Рис. 3. «Подпись кровью».

4.5. Обеспечить мотивацию (фуршет)

Здесь разные компании и менеджеры применяют разные инструменты. Приведем один из интересных примеров из нашей практики.

В конце стратегической сессии Первое лицо подошел к визуальному плану достижения целей компании на год, и сказал, что на 25 декабря он уже забронировал лучший ресторан в городе, пригласил выступить всероссийского известного артиста, пригласил лучших в городе организаторов вечеринок. И это мероприятие обязательно будет проведено, если цель будет достигнута. Если она не будет достигнута, то заплаченные авансы просто сгорят, и никакого праздничного фуршета не будет. Этот визуальный план потом висел в кабинете генерального директора, на еженедельных совещаниях регулярно отмечался прогресс достижения целей. 25 декабря фуршет состоялся. Цель была достигнута.

4.6. Обеспечить стимулирование

Если говорить о мотивации, то хорошо работает как материальная, так и нематериальная. Если говорить о стимулировании, то лучше все–таки работают моральные методы воздействия.

Пример из практики. Исполнительный директор любила мягко внедрять все нововведения. После проведенной сессии формирования правил планирования рабочего времени она еженедельно отслеживала, кто и как ведет свой Календарь. И тех, кто Календарь вел не в соответствии с принятыми всеми правилами, приглашала в свой кабинет. На первой встрече она приглашал к себе в кабинет с ноутбуком, и сама лично учила менеджеров тому, как планировать рабочее время в Календаре – прямо у нее на глазах менеджеры переносили свои встречи из ежедневника в MicrosoftOutlook. Одного раза было достаточно для 80% сотрудников. Для оставшихся 20% понадобилась вторая встреча. «Что Вам нужно для того, чтобы Вы планировали свое время так, как это У НАС ПРИНЯТО?», - с этого вопроса начиналась эта встреча. «Обещаю, что буду следовать принятым правилам» - быстро следовал ответ от тех, кто решил проверять власть на прочность. И только одному сотруднику понадобилась третья встреча для окончательного принуждения. Вот так она прошла:

Телефонный звонок:

- Добрый день! Могу я попросить Вас взять с собой ноутбук и зайти ко мне в кабинет в 16:00 – это время свободно в Вашем календаре.

Сотрудник зашел в 16:00:

- Странно, что в 16:00 Вы были свободны, обычно в это время у Вас проходит производственное совещание.

- Оно и должно было проходить в это время, но я перенес его теперь из-за встречи с Вами на 16:30.

- Как Вы думаете, о чем я хотела с Вами поговорить?

- Наверное, о том, как не допускать в будущем таких временных накладок и не тратить время зря.

- Правильно. И как Вы думаете, как это сделать?

- Следовать принятым нами вместе правилам. Я все понял. Этого больше не повториться.

- Договорились.

4.7. РЕГУЛЯРНОСТЬ

Для того чтобы результаты сессии внедрялись, нужен регулярный контроль и поддержка. Если не выделять для этого времени и не следовать принятому плану, то все время займет «текучка» и все останется так, как прежде.

Тему настройки цикла регулярного менеджмента мы раскроем в следующих статьях.

Семь причин невыполнения договоренностей и семь способов как сделать так, чтобы договоренности выполнялись, мы представили в виде вот такой схемы, которую мы использовали во время выступления на одной из конференций. Причины и приемы расположены в специальной последовательности и рассказывают, на каком этапе внедрения улучшений они появляются и применяются.

11044.png


Рис.4. Итоговая схема основных причин и основных способов

5. Каков Ваш выбор: сильная или слабая культура?

Чем отличается сильная культура от слабой? Один из ответов на этот вопрос – ценой слова. Что значит данное обязательство, что значит обещание сделать в срок, что значит слова «честь» для сотрудников компании?

Мы считаем, что следование принятым решениям, выполнение достигнутых договоренностей являются стержнем для формирования сильной корпоративной культуры. Не допускайте ошибок, рассмотренных в этой статье, применяйте 7 техник выполнения договоренностей – и Вы обязательно сможете создать сильную корпоративную культуру!

p.s. С помощью специальной формы внизу Вы можете бесплатно заказать у нас специальную анкету, по которой Вы сможете провести экспресс-диагностику и определить уровень силы корпоративной культуры своей организации.


13 2862

Email-рассылка

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные и полезные статьи для вашего бизнеса!

Комментарии (13) Оставить комментарий

0
JeremySpics

8 Марта 2019 в 15:00:17
https://clck.ru/F7nBP - Держатель для смартфона с функцией беспроводной зарядки
Уникальный автомобильный держатель для смартфона с беспроводной зарядкой.
Устройство надежно крепится в салоне авто благодаря двойной фиксации.
Автоматически заряжает смартфон, когда вы в пути.
Ответить Ссылка 0
0
CharlesUnilt

8 Марта 2019 в 15:31:34
http://shortm.ru/nNKn - Крем для удаления щетины Razorless Shaving

Новый и необычайно простой способ быстрого удаления нежелательной растительности на лице и теле.
Больше не понадобится бритвенный станок, не придётся терпеть дискомфорт, страдать от раздражения кожи, случайных порезов и микротрещин.
Всего 3-5 минут и у мужчины гладкая кожа, без малейшего признака растительности.


http://bit.ly/2GGstsq - Крем для удаления щетины Razorless Shaving
Ответить Ссылка 0
0
JeremySpics

9 Марта 2019 в 10:08:15
http://bit.ly/2SeAlmc - Extreme Power Belt - пояс для похудения и коррекции фигуры
Единственный аксессуар, который может уменьшить размер талии на двенадцать сантиметров всего за две секунды.
А если носить Xtreme Power Belt регулярно, то можно легко избаваться от лишнег жира на животе!
Ответить Ссылка 0
0
Michealtub

10 Марта 2019 в 06:09:44
https://clck.ru/FFdCq - Набор для выращивания грибов Грибной Сезон

Компактные грибницы для домашнего выращивания грибов.
Более 6 килограммов продукта всего с одной коробочки.
Элементарная процедура посадки, а также минимум усилий и времени для ухода.
Свежие, вкусные, а самое главное натуральные грибы на вашем столе круглый год!
10 видов грибов: белые грибы, вешенки, грузди, лисички, опята, подберезовики, подосиновики, белые трюфели, шампиньоны, шиитаке


http://bit.ly/2GHejqS - Набор для выращивания грибов
Ответить Ссылка 0
0
GeraldCig

10 Марта 2019 в 08:02:42
https://clck.ru/FJuhZ Термобелье Nord City + термоноски в подарок
СОГРЕВАЕТ И СОХРАНЯЕТ ТЕПЛО ЕСТЕСТВЕННЫМ ОБРАЗОМ ДО -35 ГРАДУСОВ!

http://bit.ly/2EQAgBN  Доставка почтой в течение 1-10 рабочих дней.

http://bit.ly/2EQAgBN  Оплата заказов осуществляется по факту получения товара

https://clck.ru/FJuhZ Перед отправкой товар проходит тщательную проверку на предмет брака и дефектов


http://c.trktp.ru/szmb  СУПЕР-Пластыри для подтяжки лица
- Убрать брыли и второй подбородок за пару секунд! http://c.trktp.ru/szmb
- Улучшают овал лица  http://c.trktp.ru/szmb
- Убирают щеки, провисания кожи, морщины  http://c.trktp.ru/szmb
- Оптимизированы для нанесения макияжа  http://c.trktp.ru/szmb
- Подходят для любого типа кожи  http://c.trktp.ru/szmb
Ответить Ссылка 0
0
JeremySpics

10 Марта 2019 в 14:52:29
http://bit.ly/2SeAlmc - Extreme Power Belt - пояс для похудения и коррекции фигуры
Единственный аксессуар, который может уменьшить размер талии на двенадцать сантиметров всего за две секунды.
А если носить Xtreme Power Belt регулярно, то можно легко избаваться от лишнег жира на животе!
Ответить Ссылка 0
0
Michealtub

12 Марта 2019 в 03:07:29
http://bit.ly/2GHejqS - Набор для выращивания грибов

Компактные грибницы для домашнего выращивания грибов.
Более 6 килограммов продукта всего с одной коробочки.
Элементарная процедура посадки, а также минимум усилий и времени для ухода.
Свежие, вкусные, а самое главное натуральные грибы на вашем столе круглый год!
10 видов грибов: белые грибы, вешенки, грузди, лисички, опята, подберезовики, подосиновики, белые трюфели, шампиньоны, шиитаке

https://clck.ru/FFdCq - Набор для выращивания грибов Грибной Сезон
Ответить Ссылка 0
0
GeraldCig

12 Марта 2019 в 07:14:49
https://clck.ru/FJuhZ Термобелье Nord City + термоноски в подарок
СОГРЕВАЕТ И СОХРАНЯЕТ ТЕПЛО ЕСТЕСТВЕННЫМ ОБРАЗОМ ДО -35 ГРАДУСОВ!

http://bit.ly/2EQAgBN  Доставка почтой в течение 1-10 рабочих дней.

http://bit.ly/2EQAgBN  Оплата заказов осуществляется по факту получения товара

https://clck.ru/FJuhZ Перед отправкой товар проходит тщательную проверку на предмет брака и дефектов


http://c.trktp.ru/szmb  СУПЕР-Пластыри для подтяжки лица
- Убрать брыли и второй подбородок за пару секунд! http://c.trktp.ru/szmb
- Улучшают овал лица  http://c.trktp.ru/szmb
- Убирают щеки, провисания кожи, морщины  http://c.trktp.ru/szmb
- Оптимизированы для нанесения макияжа  http://c.trktp.ru/szmb
- Подходят для любого типа кожи  http://c.trktp.ru/szmb
Ответить Ссылка 0
0
HarryCug

12 Марта 2019 в 17:36:42
https://clck.ru/FLCYf Жидкий газон AquaGrazz
Aquagrazz способен в значительной мере облегчить создание красивых газонов и лужаек за счет особого способа посадки семян – путем распыления специального раствора.
В результате получается ровный, яркий, сочный газон равномерной толщины.
Такой, каким он должен быть, и каким можно гордиться перед друзьями или соседями.
Ответить Ссылка 0
0
JamesBeeva

14 Марта 2019 в 06:48:49
http://bit.ly/2Dn5uyr - Боди в полоску для мальчиков

http://bit.ly/2Dn5uyr - Базовый шарф
Ответить Ссылка 0
0
JamesBeeva

1 Апреля 2019 в 10:45:40
http://bit.ly/2TUsQG3 - Выберите Пижама детская  Аксессуары  с доставкой по всей России в разделе Пижамы
У нас Вы найдете лучший текстиль, производимый в нашей стране на фабриках города Иваново. Наши основные отличия от конкурентов:
Огромный ассортимент - все виды постельного белья и трикотажа - женского, детского, мужского;
Высочайшее качество российского производителя;
Невысокие цены;
Разнообразные способы доставки по всей территории РФ;
Сертификация всей продукции.
Но, всё-таки, главной причиной для того, чтобы купить текстиль именно в нашем магазине, является максимальная прозрачность работы над заказом на всех этапах.
На сайте Вы всегда без труда можете узнать текущий этап работы, а операторы нашей бесплатной горячей телефонной линии, которые работают без выходных, проконсультируют по любому вопросу.
http://bit.ly/2Hq81g0 - Купить в интернет-магазине Постельное белье Атлантика (сатин) за 1 789 руб.
Ответить Ссылка 0
0
GeraldCig

3 Апреля 2019 в 12:16:17
http://bit.ly/2I11UxX - Заказ дешевых номеров и отелей
http://bit.ly/2FN8uqt - Бронирование отелей и гостиниц со скидкой до 60%


http://bit.ly/2I12hsl - Авиабилеты по низким ценам
http://bit.ly/2FLp89P - Дешевые авиабилеты от крупнейших авиакомпаний и агентств
Ответить Ссылка 0
0
Austdof

21 Апреля 2019 в 12:19:37
Find Cheapeast Doxycycline Hctz No Rx Amoxicillin Eg  viagra online prescription Generic Keflex Pills Achat Viagra Forum
Ответить Ссылка 0

Оставить комментарий

Ежемесячный email-журнал
для лидеров организаций будущего
«Бизнес со смыслом»

Подробнее о журнале

III международный форум
«Бизнес со смыслом»

17-18 марта 2018

Узнай все о спикерах,
забронируй лучшие места!

Перейти →

×